איך לבחור מפיק אירוע

כאשר אתם מתכננים את החתונה שלכם, יש מספר רב של החלטות שאתם צריכים לבצע, ביניהן בחירת מפיק האירוע הנכון.

מדובר בהחלטה חשובה מאין כמוה, שאם תבצעו אותה נכון – היא תבטיח לכם חתונה מתוקתקת, מהנה ובלתי נשכחת.

מפיק אירוע הוא זה שיפקח על כלל ההיבטים השונים של החתונה, ביניהם לוגיסטיקה, לוח זמנים ועיצוב – וזאת כדי להפוך את היום הזה למושלם ותואם לחלומות שלכם.

אז איך עושים את הבחירה? לפניכם מאמר שינסה להדריך אתכם, צעד אחר צעד.

הגדרת החזון והצרכים מהאירוע

לפני שאתם מתחילים לפנות למפיקי אירועים שונים, חשוב שתשבו שניכם, בני הזוג, ותנסחו את החזון שלכם בכל הנוגע לאירוע.

יש מספר דברים שחשוב שתדעו לפני שאתם מערבים מפיק אירועים.

• סוג הטקס – האם אתם מעוניינים בטקס מסורתי עם חופה או שאתם רוצים משהו אלטרנטיבי? האם אתם רוצים אירוע רשמי יותר או משהו כיף וקליל? כך תדעו בהמשך איזה מפיק אירועים יתאים לכם יותר.
• מיקום החתונה – האם אתם רוצים לקיים את החתונה באולם, בגן אירועים או להקים חתונה מאפס בחוף ים או ביער? מפיקי אירועים יכולים לעבוד עם לוקיישנים שונים, אבל ככל שתמקדו יותר את הדרישות שלכם כך תמצאו את האדם המתאים ביותר למשימה.
• זמן ומועד החתונה – האם אתם חולמים על חתונת צהריים? האם אתם רוצים שהיא תהיה בתחילתו של האביב או בסתיו? המועד של החתונה והשעה שבה היא תתקיים חשובים לצורך הערכת לוח הזמנים והבנה האם מפיק האירועים יהיה פנוי עבורכם.
• העיצוב של האירוע – יש אנשים שחולמים על עיצוב מסוים של האירוע ואפילו רוצים שיהיה נושא כללי לכל החתונה. אם אתם נמנים מבין האנשים היצירתיים הללו, חשוב מאוד להחליט על זה מראש. הבנת הדרישות האלה תוכל לעזור לכם למצוא מפיק לאירוע שיוכל ליישר קו עם החזון שלכם ולהביא אותו לידי מימוש.
• כמות האורחים – האם אתם רוצים חתונה אינטימית של כמה עשרות אורחים או שאתם רוצים להזמין את כל האנשים שאי פעם פגשתם? דבר זה ישפיע מאוד על אופי החתונה וכך גם על העבודה של מפיק האירועים. ככל שהחתונה תהיה גדולה יותר – כך תהיה לו יותר עבודה ואתם תצטרכו מישהו עם ניסיון רב יותר.

סקירת תיקי עבודות, המלצות ועוד

כשאתם מתחילים לדפדף בין מפיקים שונים, יש מספר דברים שחשוב שתשימו לב אליהם.

• ניסיון – אמנם לפעמים כדאי לתת הזדמנות למפיקים חדשים בתחום, אבל יש אנשים שיעדיפו לעבוד עם מפיקים שיש להם ניסיון רב שנים, ושיוכלו להפיק את האירוע במקצועיות ובעיניים עצומות.
• תיקי עבודות – כדאי לעיין בתיק העבודות של המפיק, בו תוכלו לראות את סוגי האירועים שהוא ערך. כך תוכלו לדעת האם המפיק או המפיקה יודעים להתאים את האירוע לזוג ויכולים להרים חתונה ברמה גבוהה.
• המלצות – חפשו מפיקי אירועים עם המלצות. אנשים שעבדו עם המפיק ויכולים להמליץ עליו הם משאב חשוב שיוכל להעיד על מקצועיותו של המפיק.

שיחה עם מפיק אירוע

לפני שאתם סוגרים מפיק לחתונה, חשוב שתקיימו איתו פגישה ותעשו תיאום ציפיות.

יש שלל דברים שצריך לעלות בשיחה זו כדי שתוכלו לבצע את ההחלטה הסופית.

• בדיקת לוח הזמנים – קודם כל, חשוב לראות שהמפיק פנוי להפיק את החתונה שלכם בלוח הזמנים שהגדרתם לעצמכם. אם הוא עמוס מאוד באותה תקופה – כדאי שתמצאו מישהו שיוכל להקדיש לכם את מלוא הזמן.
• התקציב – בדקו איתו מה העלות המשוערת עבור השירות שלו. אם זה לא עומד בתקציב שהגדרתם לעצמכם – נסו לבדוק כיצד ניתן לצמצם את העבודה שלו ואיך הוא יכול לבוא לקראתכם. אם זה לא מצליח לקרות – בדקו מפיקים אחרים.
• התקשורת ביניכם – אין ספק שלאורך תקופת תכנון החתונה תצטרכו להיות בקשר מתמשך עם מפיק האירוע. לכן, בשלב השיחה המקדימה בדקו שהתקשורת ביניכם היא חיובית ומקדמת, שהמפיק מקשיב לכם ואכן מנסה לתרגם את החלום שלכם למציאות. נסו לבדוק מה הגישה שלו כלפי תכנון חתונה ופתרון בעיות, ובדקו שהוא מסוגל לספק פתרונות יצירתיים לאתגרים שיעלו. אם אתם מרגישים שהשיחה ביניכם זורמת וטובה- יכול להיות שמצאתם את האחד!

כמה עולה הפקת אירועים וחתונות?

טווחי המחירים משתנים לפי פרמטרים שונים. יש מפיקים שעובדים על אחוזים ויש שעובדים על סכום קבוע מראש.

לסיכום

מפיק איכותי לאירוע חתונה הוא זה שיעשה את ההבדל בין חתונה מושלמת ובלתי נשכחת לבין “עוד חתונה”.

כדי לבחור מפיק מוצלח לאירוע חתונתכם, חשוב להגדיר מהם הצרכים שלכם מהאירוע,

לבדוק המלצות ותיקי עבודות של מפיקים שונים, וכמובן לקיים עם המפיק הנבחר פגישה מקדימה לתיאום ציפיות. שיהיה מזל טוב!