האירוע שלכם מתקרב וכחלק מההכנות הסופיות לקראת היום הגדול, אתם צריכים לוודא את הגעת המוזמנים שלכם, או, במילים אחרות, לבדוק אישורי הגעה.
כמו כל דבר בעולם החתונות, גם לאישורי ההגעה יש כל מיני אפשרויות, שנבדלות ברמת הנוחות, היעילות והמחיר.
רוצים ללמוד עוד קצת על אישורי הגעה לאירוע? המשיכו לקרוא.
אישורי הגעה – למה זה חשוב?
אם אתם כבר עמוק בתהליך תכנון החתונה, סביר להניח שאתם כבר מבינים את המשמעות של שינויים בכמות האורחים.
כשחתמתם על חוזה עם בעל האולם או גן האירועים, עשיתם זאת אחרי שקיבלתם הצעת מחיר שמותאמת בין היתר לכמות המוזמנים שיש לכם.
אבל כל מי שלא חי במערה בשנים האחרונות ונתקל בפוסטים מכמירי לב בפייסבוק על זוגות וחתני בר מצווה עצובים ובודדים, יודע שאין קשר הכרחי בין כמות המוזמנים לבין כמות המגיעים בפועל.
גם בעלי האולמות יודעים את זה, ולכן יחייבו אתכם על כמות מסוימת של מוזמנים ושל מנות, גם אם מספר האורחים שהגיע לאירוע היה בסופו של דבר נמוך יותר.
פערים גדולים מדי עלולים להסתכם בעשרות אלפי שקלים של הפסד.
כדי להימנע מכך, אחד הצעדים החשובים שיש לנקוט לקראת מועד האירוע הוא בדיקה מדוקדקת של אישורי הגעה לחתונה.
מתי נבקש מהאורחים אישורי הגעה?
התשובה לשאלה הזו תלויה בעיקר במועד האחרון שבעל האולם מאפשר לכם להתחייב בו על כמות מנות.
אם אתם נדרשים לספק מספר אורחים עשרה ימים לפני האירוע, לא יעזור לכם לבצע את אישורי ההגעה שבוע לפני, גם אם זה יספק הערכה מדויקת יותר.
כהערכה כללית, נתחיל לבצע את אישורי ההגעה בין שבועיים לשלושה שבועות לפני מועד האירוע.
אישורי הגעה – הדרך המסורתית
כפי שהזכרנו קודם בשתי מילים, הדרך הרגילה והמוכרת היא פשוט לשבת ולחייג לכל אורח ולוודא אם הוא מגיע, ואם הוא מגיע – האם לבד או בזוג.
גם בתוך האסכולה הזו ישנן שתי אפשרויות – אפשרות ראשונה היא לעשות את זה בעצמכם, ואפשרות שנייה היא להטיל את המשימה (עם או בלי תמורה לבחירתכם) על חברים קרובים שאתם סומכים עליהם.
היתרון העיקרי של לא לעשות את זה בעצמכם הוא דווקא לא החיסכון בזמן היקר מפז שלכם לפני החתונה (אם כי זה כמובן יתרון משמעותי), אלא העובדה שלאנשים שאינם אתם האורחים ירגישו יותר בנוח להגיד שהם לא באים.
מסיבה כלשהי אנשים מעדיפים להיות לא כנים ולהעמיד את החתן והכלה במצב לא נעים ביום האירוע, מאשר להגיד את האמת.
כדי לחסוך זאת, עדיף לתת לזוג חברים קרובים לבצע את המשימה המעיקה.
דגשים לביצוע אישורי הגעה בדרך המסורתית
סדר, סדר ושוב סדר.
אין לסמוך על הזיכרון, אין לרשום בפתקים.
הכינו לחברים החרוצים שלכם מראש רשימת אקסל או טבלה בפורמט שקול, עם השמות של האורחים והאופציות שלהם לתשובות – כן, לא, אולי, לבד, בזוג/עם ילדים.
קבעו מראש גם נוהל להתמודדות עם אורחים שלא עונים או שמבקשים שיחזרו אליהם עוד יום או יומיים על מנת שיוכלו לבדוק סופית.
תהיו כמה שיותר מסודרים ומתעדים, ובמילים אחרות – קרציות. זה לא נעים, אבל זה ישתלם לכם יומיים אחרי האירוע.
אישורי הגעה – הדרך החדשנית והטובה ביותר
אם אתם רוצים לחסוך זמן ומוכנים להשקיע בזה קצת יותר, הרי שישנן שפע חברות שמציעות פתרונות טכנולוגיים לסוגיית אישורי ההגעה וסידורי הושבה.
אם למשל האולם שבו אתם מקיימים את האירוע עובד עם תוכנה לניהול, סביר להניח שבאותה מערכת תוכלו למצוא אישורי הגעה אוטומטיים המבוססים על רשימת המוזמנים שלכם על ידי משלוח מסרון.
היתרון העיקרי כאן הוא כמובן חיסכון בזמן יקר שלכם או של מי שתכננתם להטיל עליו את החובה הזו, החיסרון הוא שזה עלול לגרור הוצאה כספית נוספת, ובנוסף – שהאופן האוטומטי יגרום לאנשים להימנע ממענה או לא לענות בכובד ראש.
ישנה גם אפשרות שהינה היקרה ביותר – מוקד חיצוני בתשלום, שיספק גם שירות של טלפונים לאורחים וגם שילוב מסרונים ותזכורות ביום האירוע.
שירות כזה יכול לעלות בין 200-600 ש”ח, כתלות בכמות האורחים.
האמת? מניסיון – הכי שווה! הרי תרוויחו את הכסף הזה בגדול ברגע שלא תשלמו סתם על מנות של אורחים שלא יגיעו.
האם אישורי הגעה פותרים הכל?
זכרו כי הברזות בלתי צפויות, מוצדקות או לא, תמיד קורות ותמיד צפויות.
לכן כדאי, בתיאום עם מישהו שאתם סומכים עליו כמו מנהל אירוע מטעמכם, להוריד מעט את כמות המנות שאתם מתחייבים עליהן לעומת מספר מאשרי ההגעה.
