לרוב, תכנון של חתונה דורש דאגה לפרטים ולאלמנטים שונים, אשר קשורים לאירוע והדבר עשוי לגרום לדאגות וללחץ בקרב המתכננים.
אולם, גם אם בעלי האירוע יתכננו את כל הפרטים הקשורים אליו, לא בהכרח הם יצליחו לשלוט באירוע עצמו, בזמן התרחשותו, שכן, תשומת ליבם תהיה מופנית לחתונה עצמה ולא לארגון מסביב, אשר כרוך בה.
מה כולל תפקידו של מנהל אירוע?
ככלל, מתפקידו של מנהל אירוע, להוציא לפועל את תכנון האירוע ולוודא שבזמן אמת, הוא יתנהל באופן נכון ועל הצד הטוב ביותר.
מנהל אירוע יכול להציע לבעלי השמחה שירותים שונים שיכללו באירוע עצמו ובהתאם להעדפותיהם השונות, הוא יהיה אחראי לדאוג גם את לשירותים שיבחרו על ידיהם.
מה כוללת ההתנהלות מול מנהל אירוע?
מנהל אירוע אמור ליצור קשר עם בעלי השמחה ולהיפגש עימם למטרת תכנון האירוע.
המפגש עמו בד”כ כולל ניסוח של הסכם בנוגע לאופן תכנון האירוע, בנוגע למוזמנים, בנוגע לתשלומים שהוא אמור לקבל מבעלי השמחה ועוד.
לאחר קביעת הסכם בין מנהל אירוע ובין בעלי השמחה, הוא אחראי לתכנן את מהלך האירוע ואת לוחות הזמנים שכלולים בו.
בנוסף, תפקידו לעדכן את בעל האולם בתכנון האירוע ובאלמנטים השונים הכלולים בו.
הוא אחראי לדאוג לכל פרט שיהווה חלק מהאירוע, החל מקבלת פנים וכלה בסגנון העיצוב שיהיה באולם.
כשמדובר בתכנון חתונה, על מנהל האירוע לרוב מוטלת אחריות גם לדאוג לחופה ואף לשיר כניסה לחופה.
עליו לוודא כי כל התרחשות באירוע מתנהלת לפי הזמנים שהוגדרו מראש.
האם לבחור במנהל אירוע חיצוני או במנהל אירוע של האולם ומה ההבדל ביניהם?
יש לציין, כי מנהל אירוע חיצוני אינו מהווה תחליף למנהל אירוע של האולם, מאחר ותפקידיהם שונים.
מנהל אירוע השייך לאולם, הינו אחראי על אספקת שירותים לבעלי השמחה, כגון: טיפול בקייטרינג, בתחזוקה ובניקיון האולם ועוד והוא למעשה כפוף למדיניות ולכללים החלים על האולם.
לעומת זאת, מנהל אירוע חיצוני, נבחר ע”י בני הזוג ומסיבה זו, מחובתו לדאוג לאינטרסים שלהם לפני הכל.
אין לו מחויבות כלפי האולם שבו מתקיים האירוע ולפיכך, יש לו מרחב תמרון בכל הנוגע למילוי בקשותיהם של בני הזוג הנישאים.
האם הכרחי לשכור את שירותיו של מנהל אירוע?
ככלל, בני זוג ששוכרים את שירותו של מנהל אירוע, לרוב עושים זאת על מנת שחתונתם תתנהל על הצד הטוב ביותר, מבלי שתהיינה תקלות מסוימות במהלכה.
באופן זה, הם יכולים להבטיח לעצמם ולמוזמנים הנאה מהחתונה, מבלי שיאלצו להתעסק בניהול האירוע.
ניכר, כי בבחירה במנהל אירוע, למטרת תכנון חתונה, ישנם יתרונות שונים ולפיכך, זוגות שבחורים לשכור מנהל אירוע חיצוני שיתכנן את חתונתם, עושים זאת מתוך הנחה כי הם יכולים לסמוך עליו שיצליח לדאוג לכל תהליך תכנון החתונה וכן, לכל בעיה, באם תצוץ.
מעבר לכך, על אף ששירותו של מנהל אירוע כרוך בתשלום שיהיה על בני הזוג הנישא – לשלם, הוא יכול לחסוך כספים לבני הזוג, לדוגמא: בפתיחת שולחנות או מנות רזרבה, שלא לצורך ועוד.
בהתאם לאמור, שירותיו של מנהל אירוע, אינם הכרחיים, אולם באופן זה, בני הזוג הנישאים, יכולים להבטיח כי חתונתם תתקיים באופן מוקפד ומוצלח יותר, מאשר אם הם היו מתכננים אותה לבד.
איך תבחרו מנהל אירוע מקצועי וטוב?
בבואכם לבחור מנהל אירוע חיצוני, שידאג לתכנן עבורכם את חתונתכם, ראשית, כדאי לבדוק אם יש לכם כימיה טובה עם מנהל האירוע.
שנית, חשוב לבדוק כי הוא אמין, אסרטיבי וכמובן מקצועי ושאתם יכולים לסמוך עליו שידאג לתכנון החתונה שלכם, באופן הטוב ביותר, תוך דאגה לאינטרסים שלכם ולדרישותיכם ממנו.
לסיכום
סביר להניח, כי אין אדם שלא היה שמח להגיע לחתונתו כמו אורח, כשלצדו, יש מישהו מקצועי שאחראי לניהול מערך האירוע, ליצירת הקשר עם הספקים הרלוונטיים, ליצירת קשר עם האורחים המגיעים, לסגירת דילים משתלמים עבור האירוע ועוד.
שאיפה זו יכולה להתממש באמצעות הזמנת מנהל אירוע חיצוני, שילווה את בני הזוג הנישאים, בכל שלבי ארגון החתונה ובהוצאתה לפועל.
באופן זה, כאשר מנהל אירוע נמצא בתמונה, בני הזוג יכולים להגיע לחתונתם כמו אורחים ולהרגיש חופשיים מלטפל במהלכים הקשורים לחתונה.
