מנהל אירועים: מה תפקידו בחתונה?

מנהל אירוע פנימי, שמבצע את תפקידו מטעם האולם אמנם אחראי לטפל במערך האירוע, אך בד”כ הוא ידאג לאינטרסים של האולם, לפני האינטרסים שלכם.

מסיבה זו, החשיבות של מנהל אירועים חיצוני ישנה חשיבות לא מעטה, בבואכם לתכנן חתונה או אירוע מסוים, כאשר הדגש במהלך ביצוע תפקידו יושם על דאגה לאינטרסים שלכם בראש ובראשונה.

מה כולל תפקידו של מנהל אירועים?

ניתן פרט כמה משימות עיקריות עליהן אחראי מנהל אירועים, במסגרת מילוי תפקידו:

• תפקידו של מנהל אירועים כולל טיפול בתכנון אירוע על כל פרטיו ובפרט, כשמדובר בתכנון חתונות.
• תפקידו כולל בין היתר, גם התנהלות מול ספקים שרלוונטיים לאירוע וכן, ביצוע בקרה על כך שדברים יתבצעו כראוי.
• הוא אחראי גם על דאגה ללוח זמנים שעל פיו יתרחש האירוע, על הזמנים בהם יוגשו מנות אוכל, על עיתוי כניסתם של בני זוג לחופה ועל התנהלות מול הדיג’יי.
• במידה ומתרחשות תקלות מסוימות, במהלך האירוע, מנהל האירועים אחראי לטפל בהן.
• תכנון ובקרה נכונים של מנהל האירועים יכולים למעשה לחסוך לא מעט כסף עבור בני הזוג הנישאים, למשל, במניעת פתיחת שולחנות ספייר שלא לצורך או בפיקוח בזמן הוצאת מנות נוספות לאורחים.

מנהל אירועים חיצוני בנוסף למנהל פנימי

חשוב לציין, כי מנהל אירועים חיצוני אינו מחליף בד”כ את מנהל האירוע הפנימי ולמעשה אינם קשורים אחד בשני.

לכל אחד מסוגי מנהלים אלה יש תפקידים לביצוע, במסגרת תכנון האירוע ולכן, ויתור על מנהל אירוע חיצוני עשוי להתברר כטעות לבעלי השמחה.

מנהל אירועים חיצוני מהווה “בוס” שמפקח ומטפל בדברים שבני הזוג הנישאים לא יכולים להתפנות אליהם במהלך החתונה ואפילו לא אחריה.

תחום ניהל אירועים מחייב ניסיון, יכולת להתמודד על מצבי לחץ, כריזמה טובה ועוד ולכן, כדאי לשים לב לתכונות ופרמטרים אלה, בזמן שהנכם מנסים לאתר מנהל אירועים טוב ומקצועי.

סגירת דברים מראש מול מנהל אירועים

לאחר שמצאתם מנהל אירועים לחתונתכם ההולכת ומתקרבת, כדאי לסגור מול מנהל האירועים כמה דברים מראש וביניהם:

• ראשית, שתפו את מנהל האירועים ברשימת הספקים ובעלי המקצוע שמהם תכננתם להזמין שירותים שונים.
• שתפו אותו גם במספר המוזמנים שצפויים להגיע ובהתאם לכך, עדכנו אותו גם בסידורי החנייה המתוכננים, בהסעות עבור האורחים (אם תכננתם) ועוד. 
• שתפו את מנהל האירועים גם בסידור השולחנות וסידורי ההושבה שהנכם מתכננים לחתונה.
• כדאי שתתאמו ציפיות מראש מול מההל האירועים ושתפו אותו ברצונות שלכם בנוגע לתכנון ולניהול האירוע, בכדי להימנע ממצב של אכזבה, במידה ודברים לא יתנהלו כפי שרציתם. 

כמה עולה מנהל אירוע חיצוני?

כמו בכל תחום בעולם האירועים גם כאן המחירים משתנה בהתאם לעונה, סוג האירוע ויום בשבוע. מחיר מנהל אירוע חיצוני ינוע בין 1,200-2,400 ₪.

לסיכום

מנהל אירועים בשונה ממפיק אירועים תפקידו לתכנן עבורכם את מהלך החתונה ולוודא כי היא תתרחש כראוי.

הינו בעל חשיבות מכרעת, בשל יכולתו לטפל בדברים שונים עבור החתונה ובכך, לאפשר לבני הזוג הנישאים להתרכז בחתונתם וליהנות בה בשלווה, מבלי להתעסק בטרדות מסביב.